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办好一场线上研讨会,你需要这些工具

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Splice Media 举办了名为 Low-Res 的线上活动,在新冠疫情期间来自世界各地的媒体人互动。

支持亚洲新创媒体的机构 Splice Media 联合创始人 Alan Soon 表示,新冠疫情已经改变了媒体的工作方式。因此,Splice 决定开始一个常规的线上研讨会——他们将其称之为 Low-Res,旨在为媒体同行提供交流平台,并共同探讨如何应对危机。他们的第一场会议讨论了新创媒体如何面对疫情,第二场会议讨论了疫情对新闻媒体造成的财务影响,而第三场会议则讨论了疫情对自由职业者的影响。Soon 在这篇文章中分享了他们将社区从现实搬到网上的心得。


我们是如何组织 Splice Low-Res 的?

如果你正在读到这篇文章,你可能正在尝试做你的第一个线上研讨会。我们决定做 Splice Low-Res 是因为:1)在疫情的影响下,我们需要学会充分利用线上资源;2)我们想看看新创媒体项目是如何面对疫情的。

我们虽然还没有完全弄清楚一切,但以下是我们到目前为止的心得。如果你认为有可以做得更好的地方,请一定让我们知道。

弄清楚你需要的是什么

从你要用到的东西入手。这与技术无关——你要决定了什么对你的活动来说是重要的(这也是为什么你在这篇文章底部才能找到和技术相关的内容)。

没有一个平台能满足我们的所有需求——至少不是我们想要的那样。所以你要把需求分解一下,想清楚你需要什么,什么是最重要的,什么是没有也可以的。

我们是以社区为中心的,因此,获取电子邮件并将内容广泛分发给大家对我们来说是至关重要的。

注册量是我们成功与否的衡量标准之一。这不是单纯的数字——我们想知道我们确实接触到了社区中的特定人群。如果我们没有接触到我们想要服务的人,那还有什么意义呢?我们还希望能够定期举办这些活动,所以通过电子邮件和人们保持联系是很重要的。

软件

Hopin:我们试过这个——花了100美元买的——然后发现它太麻烦,太不灵活,不符合我们的需求。话虽如此,但它功能齐全,从注册、发言人管理到聊天对话和输出都有,只是复杂程度太高了。我们也对他们技术支持人员的迟缓反应感到失望(当然,这段时间他们应该也很忙)。

Zoom:很多人的最爱,但我们不喜欢它的UI(用户使用界面)。但最让我们无法接受的是,人们需要下载应用程序才能加入会话。

Google Hangouts/Meet:我们最终选择了这个,原因有两个。每个人都曾加入过Hangouts,这是大家熟悉的应用。而且它只要点击一下就能加入会话。它并不能满足我们所有的需求,但这是我们发现的最顺滑的选择。我们不得不手动同意每个人进来,但这并不是一个很大的问题。考虑到有多人同时在线对带宽的消耗是惊人的。Google Meet还允许你直接录制会议并保存到你的Google Drive中,这点很有帮助。(利申:Google News Initiative赞助了Splice Low-Res,但他们从未要求我们使用他们的服务)。)

OBS Studio:我们从游戏社区中借鉴了这个解决方案,他们多年来一直在使用OBS来进行直播。OBS是开源的,它允许我们添加图形、场景和品牌,并将其全部输出为直播流。OBS还可以在Windows和Mac上使用。实际上,我们在OBS中创建好了所有的场景,但最终决定不使用它,因为在6个小时的时间内从多个地点进行管理会很难。相反,我们使用Google Slides创建了欢迎演示、亚洲和欧洲的会议简介及规则。但我们可能会在下一次做Low-Res的时候再重新审视OBS。

YouTube Live:从OBS开始,我们就想把它实时传送到YouTube上;这将是节目存档的最佳解决方案。但后来我们决定不这么做——我们的目标应该是通过让所有与会者通过Meet参与,并在活动结束后将视频上传到YT。

MailChimp:我们在MailChimp上管理几乎整个Splice的业务——我们的新闻信、登陆页面、还有一些社交自动化设置,以及现在的调查问卷都是在MailChimp上运作。我们在这里收集所有电子邮件信息,这样我们就可以快速向用户发送更新信息。

Carrd:我们在 splicelowres.com 网站上使用了这个工具。它是目前最漂亮的单页网站建设工具之一。如果你只需要一个页面,它是最完美的。

硬件

声音:在线上活动方面,音频比视频更重要。即使视频断断续续,但只要人们能够清楚听到东西就可以让会议持续。所以,一定要坚持让人们插上耳机和麦克风(即使只是Apple 的耳机也会让通话质量有大幅改善)。但如果环境糟糕,即使是最好的麦克风也于事无补,所以请确保在连线时处于一个安静的房间内。

视频:大多数标准的网络摄像机都能搞定。Google Meet最高只支持720p的分辨率,所以你实际上不需要像1080p或4K的摄像头。如果你想做得更好一点,只需增加灯光。面对一个明亮的窗户,或者买一个简单的灯光套件。

小贴士

合作:不要自己单独去做,所以我们和Outride.rs的Jakub一起合作,他负责组织欧洲部分,而我们负责亚洲部分。如果说新冠疫情有一个教训,那就是合作的重要性。

幻灯片:有些人在 Google Meet 上分享幻灯片时会遇到一些问题。所以作为一个备份,要确保他们也发一份幻灯片给你作为备份。如果有需要,你可以帮他们演示。Google Slides总是比PowerPoint附件更容易分享。

守时:有些演讲者会迟到,有些会出现连接问题,所以要确保有些可靠的主持人能保持对话持续进行下去。

社交:很多参与者都会想和其他人保持联系。如果他们愿意的话,可以让他们在聊天窗口中留下电子邮件地址。

重复:很多人都会有同样的问题,比如说,这次会议会录音吗?我们怎么保持联系?你必须经常重复这些基本规则,尤其是对新来的人。

欢迎:当新人加入时叫出他们的名字,让他们有宾至如归的感觉。

我们收到的反馈

来自我们在活动结束后的调查表(21个回复):

「主持人很好,积极回答问题,也让参与者们建立了联系。现场气氛很开放,很好。」

「分享者经验十足,再多做一些活动吧!」

「我特别喜欢来自亚洲和欧洲的记者可以互相交流。这可能不是主要目标,但肯定是一个必然结果。」

「在 Rishad/Alan 的主持下,内容(相关的案例分析)、互动性、氛围都很好。」

  • 43%的人说他们参与了3到6个小时;
  • 大多数人表示他们会向其他媒体人推荐 Low-Res;
  • 95.2%的人表示,他们会在未来几周内再参加一次 Low-Res 活动;

改进建议包括:

  1. 更多的短暂休息时间;
  2. 从其他地区,特别是非洲邀请分享者;
  3. 6个小时太长了;
  4. 希望多留一些问问题的时间;

本文原刊于 Splice Media,全球深度报道网经授权翻译转载

Alan Soon 是 Splice Media 的联合创始人兼首席执行官,该机构支持亚洲地区的新创媒体公司,为商业媒体和非营利媒体提供可持续发展方面的咨询。

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